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2012年8月27日 星期一

書摘:實戰麥肯錫-看專業顧問如何解決企業難題(Paul N. Friga) 9

Synthesize (綜合)

芭芭拉 明托 (Barbara Minto)的觀念成為效率與效果兼備的團隊問題解決的中心支柱,其著作乃從事此類工作者,必讀書籍。

綜合守則一:尋求客戶的意見、讓客戶「買單」
團隊有責任於整個過程當中,主動邀請客戶參與,而且若無詳細的實施計畫,並且明確地掌握變革對組織造成的衝擊,專案便不算成功。
客戶的領導人在專案中必須扮演主動的角色,提供獨一無二的遠見與知識,他們了解公司的文化,最後也會負起落實觀念的責任,為其效力的組織創造正向的改變。
為確保問題解決的成效,便需要有策略地掌握幾個客戶參與的契機。
專案開始前
除非能與客戶方的贊助人進行實質討論,確定商業問題的定義明確、改善實質績效的空間存在、客戶在專案期間願意充分參與,並將雙方達成的共識,以書面記錄在同意書當中,否則不應該承接此委託案。
專案進行中
訪談是尋求客戶參與及認同的一個重大機會;團隊必須確定關鍵知識的擁有者、政治面的關係成員,以及最終的執行者皆囊括在內。
進度報告會議,分享初步的建議、發現、資料,確保專案能以有效率、且網正確的方向行進。在對客戶的結案會議上,不應該有任何的意外發生(只會以正面的精神討論實施計畫及其影響)。
專案結束後
顧問輔導專案的成立,多半仰賴長期關係,很少靠著一次性的徵求提案書而成功。專案結束後,合夥人層級需負責繼續與客戶的高階團隊來往交誼,追蹤成效,並討論後續可持續協助他們達成商業目標的其他方法。

綜合守則二:提供具體的改善建議
任何一套最終建議都應有其中心思想,可以鎖定在組織追求的普遍性變革(改變策略定位、改善營運、加強知識分享、縮減成本等)、變革所帶來的財務面影響、或其他有規劃的再造工程上。
建議的層次再往下發展,便應捕捉到更具體的內涵(一般來說不要超過三則)。專案的發現,會成為這些建議的立論基礎,也會以團隊提議的戰略,構成一套執行計畫。

綜合守則三:說一個好故事
每一個專案都應有一個故事(或說整體的「論述」),包括源起、鋪陳、收場。團隊必須思索情勢、掌握情節脈絡(一部分可從專案委任函中獲得啟發),然後發展與測試決定結局的假設基調。故事最初始的意圖只會在引言中提及,讀者有可能早就知道故事的源起與情節了,而結局就是關鍵問題的答案。
以金字塔的方式,持續思考與有效率地執行分析作業。從建議說起,接著才繼之以支持性的發現、資料與戰略。做為聽眾,會喜歡這種反向的順序,直接切入重點,再輔以結論與事實。這樣的簡報形式比較容易吸收,成效也會比較好。
妥善地以金字塔的方式組織觀念,需要一些工夫與反覆練習。記住以下三項法則:
  1. 任何層次的觀念,都必須總結被歸屬於其下的所有觀念。
  2. 歸屬於同一群組的觀念必須具有相同邏輯。
  3. 歸屬於同一群組的觀念必須具有邏輯上的次序。
和幾項建議:
  • 永遠把焦點放在你的聽眾身上。盡可能了解你的客戶,包含但不限於對方的教育背景、任職期間、職稱、偏好,以及對建議的可能反應(負面、中立、或是正面),再據以調整。
  • 與客戶使用相同的語言。
  • 運用可靈活變通的簡報方式。參與會議的是一群異質性高的聽眾,各有其背景與偏好。平衡簡報檔與報告內容,讓每個人皆能各取所需是很重要的事情。金字塔原理旣能提供高層次的概念,也能包含各種不同程度的細節資訊,可幫助你達到此一平衡。

綜合戰略一:說故事。扼要的說明源起與情節之後,便緊接著說出專案最重要的結局。

綜合戰略二:提早說故事給客戶及團隊聽,徵求意見、爭取認同。

綜合戰略三:故事要盡量簡單,把重點放在最原本的問題與具體的改善建議上;也應包括估計對組織的影響。

綜合戰略四:放輕鬆!

麥肯錫的兩大使命宣言:
協助領導人為其組織機構實現,顯著而持久的實質績效改善。
提供麥肯錫人一個卓越不凡、絕無僅有的工作場所與成長機會。

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