網頁

2012年8月25日 星期六

書摘:實戰麥肯錫-看專業顧問如何解決企業難題(Paul N. Friga) 1

團隊問題解決「標準作業程序完全指南」(Master Guide of SOPs)的最高宗旨:
  • 概念的架構性
  • 實施要點的優先順序
  • 讓觀點鮮活化的真實案例
  • 範本與工具
  • 清楚一致的價值觀與紀律
  • 最後,好的顧問必須懂得說故事的藝術。

「團隊焦點」(TEAM FOCUS)模型

  • 人際面:Talk (談話)、Evaluate(評估)、Assist(協助)、Motivate(激勵)
  • 分析面:Frame(建構)、Organize(規劃)、Collect(收集)、Understand(了解)、Synthesize(綜合)
Talk(談話):高品質團隊問題解決的最重要元素之一,就是建立非常透明的溝通管道。
Evaluate(評估):團隊合作是一種動態的過程,而最成功的團隊懂得評估並適應其當下的績效水準。好的評估始於開誠佈公的討論期望、團體規範、具體的工作程序與監控進度的工具。
Assist(協助):一旦評估程序已經上路,團隊合作的下一個重要階段就是相互協助以達成團隊目標。
Motivate(激勵):確實做到運用不同要素激勵團隊成員。

Frame(建構):將問題結構化,指的是界定你正在研究的關鍵問題為何、畫出可能需要進一步調查的議題樹狀圖,並且發展出在專案中所要測試的假設。
Organize(規劃):有效率的團隊對於結局了然於心,會圍繞著假設的內容進行規劃,要從有待研究的關鍵問題可能會有什麼答案這個基礎出發。
Collect(收集):收集相關資料、分辨出過多無用資料,能夠持續地分析其差異性,從而瞭然於胸,明白其相關性。
Understand(了解):評估資料對於證實或推翻假設能有什麼前在貢獻。
Synthesize(綜合):要將資料綜合成一個令人信服的故事,運用「金字塔原理」(Pyramid principle)組織出一份書面報告或簡報檔。


Talk(談話)

談話守則一:經常地溝通
溝通不足的成本遠超過溝通過度,這到守則適用於整個專案期間,無論是個人背景、專案緣由、類似的專案經驗、談話、問題、成果、收獲、新點子、範疇變更,以及客戶意見,每一個成員皆應相互分享相關資訊,無論好壞。電子郵件有利於留下書面資料,而電話或當面溝通可促進團隊和諧與溝通效果,清楚且持久。

談話守則二:專心地傾聽(四個有用的技巧)

  • 至少在對方說話的當下,拋開自己的主題,不要打斷別人
  • 聚精會神于發言者。保持視覺上的接觸,將全副注意力都放在對方身上
  • 透過言語或非言語的方式鼓勵發言者
  • 討論對方的發言內容。予以總結、釋義,並展現你對內容的了解程度
另一個與傾聽有關的觀念,就是主動地尋求團隊中尚未表示意見的人的想法。

談話守則三:對事不對人
在團隊問題解決的過程中,經常會因為成員的多樣性,而在追求更好的答案時產生各種不同的意見。挑戰在於處理分歧意見的方式,較好的作法是提出一個構想,將個人與構想切割,接著就此觀點討論其正反面意見。 
談話戰略一:聯絡資訊書面化
將整個內外部團隊的聯絡資訊書面化並分享,辨別關鍵的溝通接觸點與相關人等(誰會跟誰聯絡),並定義專案的全部範圍。
談話戰略二:固定開會時間表
制定一個符合專案性質的開會時間表,並取得一致的同意;不過整個團隊至少試著每週面對面討論一次(其中有些時候也包括客戶在內),而針對那些為期只有一週或兩週的案子,則應每天開會。

談話戰略三:清楚的議程
所有的會議均應有清楚的議程(或詳列待討論的議題),產出具體的成果以及新的行動計畫。

談話戰略四:勤用電子郵件
透過電子郵件讓團隊隨時了解最新進度,信件的格式應簡潔一致。要記得,過渡溝通總比溝通不足來得好。

談話戰略五:討論事情,不要針對人
在評估問題或構想的正反面意見時,記得將這個問題或構想與個人切割(一旦某個議題或構想被提出來以後,每一個人便應該以對是不對人的態度進行討論)。

 
 
 
 








 
 
 

沒有留言:

張貼留言