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2012年9月19日 星期三

書摘:麥肯錫的專業思維 6

第六章 管理你的團隊
團隊的管理是一件獨立、特殊而重要的任務。團隊管理包括四個重要因素:團隊的組成、內部溝通、凝聚團隊的活動,以及個人的發展。

團隊的組成
沒有成員,就不可能組成一個團隊。要組成一個偉大的團隊,第一步就是要選到對的人。
  • 組成一個「對的」團隊
應依照專案的特定需求,考慮整體成員的智力、經驗以及個人溝通的技巧。如果可能,你應該一一見過這些成員再做決定,試著與你的團隊成員醞釀出氣味相投的感覺,不要只是一味地接受別人的看法或建議。
  • 找到具有「麥肯錫風格」的成員
想通過麥肯錫的面試,必須要有堅強的學術背景、領導能力與主動性、而且能在個案討論中,以有架構的方式討論問題,並將問題拆解成數個部分進行研討。一位面試者通常要與八位以上的顧問討論不同的案例,目的是要深層探索應徵者的分析能力以及溝通能力。
  • 招募團隊成員的實務經驗
  • 不要只評估應徵者外顯能力,也要考慮她的潛在能力
選才唯一的原則:「選擇最優秀的人才。」,「個人經歷」是重要的評選標準,也需重視個人潛在能力。一個人可以透過學習,來以架構化的方式解決問題、收集公司及產業的相關資訊、發表建議及相關成果,但是一個人很難透過學習,變得更聰明。學歷背景和個案討論的表現,是重要的評估依據,思考能力比經驗更重要。
  • 接受多樣化的團隊成員
此處的「多樣化」指的是經驗的多樣化,而非種族、性別、宗教等的多樣化。團隊內的多樣化,除了擴展團隊的技術能力外,也可以在面對問題及挑戰時加入新的觀點,加強團隊解決問題的能力,並且幫助每個團隊成員在過程中成長。
  • 在招募的過程中運用架構
為了提升招募的效果,值得花些時間發展出適切的招募流程,不是制式的規矩,而是事先規劃與力求一致,系統化流程。
你必須回答兩個重要的問題:我們應該雇用什麼樣的人?以及,我們應該用什麼方法雇用到這些人?回答第一個問題,你必須將工作說明書的敘述濃縮在30秒內說明清楚。而面對第二個問題,你必須要發展一項計畫,確認出企業的需求、需要的技巧、招募團隊、徵才管道、任務細節以及必須的資源(預算)。


內部溝通
要能有效管理團隊,「溝通」是相當重要的一個元素。世界上沒有一個最完美的溝通型態,但幾項重要的溝通原則。
  • 「讓資訊保持暢通」
資訊可以在分享的時候價值倍增,對每一位成員都有好處。𤔡要讓團隊成功,必須保持資訊的流通;避免因某人「狀況外」而對客戶說錯話或做錯決定。訊息和會議以簡潔有力、集中焦點的方式傳遞,非正式不定期的會談,也是相當有力的溝通模式。(例如簡短的電子郵件、將議題精簡為三項、二十四小時內回覆等)
 一般的溝通原則
  • 切記!人只有一張嘴,卻有兩隻耳朵
傾聽可以帶來不可計數的價值,而我們大部分的人,都是說的必聽的還多,這在管理上常會發生問題。值得將「傾聽」編入制式的訓練課程。
  • 不只是說話的內容重要,說話的方式也很重要
「誤解」在今日的企業世界中,是一場可怕的災難。所謂「溝通」充滿了推論、諷刺以及微妙的差異,讓人難以將想要表達的意見,準確地傳達到對方心中。不同的人格特質、文化、溝通模式,使問題更加複雜。當我們對自己與他人的溝通模式有更多瞭解,可以更加瞭解他人話中所要表達的真義。利用「角色扮演」、「人際關係技巧研討會(Interpersonal Skills Workshop, ISW)」和「人格及溝通評估工具,例如Myers-Briggs Type Indicator, MBTI,衡量個人的互動模式、解決問題的方式以及敏感度」等,都有助提升團隊溝通品質。
  • 寧可溝通過渡,也不要溝通不足
溝通不足將導致資訊缺乏、決策錯誤、成員處於狀況外感到疏離而有損團隊士氣。少一點溝通,即使可以節省一些時間,但通常最後會花更多時間處理,因溝通不足而產生的問題。

凝聚團隊
團隊的凝聚常被忽略,因為現代企業追求結果而非過程。但事實上,多花一點心力即時間在團隊的凝聚上,一點點的付出,可能會為你帶來超乎預期的效果。
  • 保持團隊的熱度以維繫士氣
在充滿挑戰的任務中,保持團隊的鬥志與士氣。受激勵的成員將會朝目標持續進行、願意分享訊息,瞭解每個人對專案的貢獻,互相尊重、彼此瞭解,並且設身處地餵他人著想。
  • 花時間聚在一起(但不要太多)
你需要運用一些策略性的思考來凝聚團隊,把重點放在大家都喜歡的事情上,偶爾加入一些大型活動。但切記「平衡」的原則,交誼最好不要造成成員的過度負擔。
 工作之外的一些娛樂即歡樂時光可以為組織帶來驚人的效益。計畫幾個凝聚團隊的活動,但必須具有策略性的想法,換個地方開會、分組報告、讀書會都可以考慮。不過也要注意活動獨時間、形式以及與會者名單,以便能以最低的成本創造出最大的效果。偶爾在工作上「輕鬆一下」,對團隊絕對有益無害。不要只是半個年度野餐大會或是高爾夫球賽便了事,而是要思考一些活動,能讓團隊成員打破平日生活步調,將團隊凝聚在一起。
  • 善待你的團隊成員
紅利、額外休假、獎品、公眾表揚、個別晤談等方式,表達對成員工作表現的肯定;搭配非財務的獎勵,往往比單純金錢更能激勵士氣。

個人發展
在管理一個團隊時,最重要的任務便是要確保每一位團隊成員的個人發展。

  • 對團隊成員設定高標準的期望

高標準的期望能產生高標準的績效,低標準的期望將只會有低標準的績效。「發展」就是一種改變,而許多人都不喜歡改變。管理者必須設定高標準,並且協助成員克服對改變的抗拒與恐懼,讓員工走出過去經驗的限制,對組織產生實質的利益。

  • 定期評估,重視平衡

「回饋」是一項重要的個人發展工具,迫使我們正視自己的缺點,且適當的處理。
專案經理或合夥人在每一次專案結束後,在制式表格上填寫對顧問的評估。包括了關鍵技能(分析能力、人際關係能力、領導風格等)評估,針對實際表現與公司期望進行比較。有些還使用「360度回饋計劃」、「團隊評估績效審核」,以團體方式進行績效評估。
太多的評論也會有負面的影響,員工會感到過多的壓力,並且只注重在評估這件事上,工作責任反而成為次要。
績效評估應該要符合三個標準:客觀、與預定期望比較,同時依照成員所能控制的部分來評估。
負面的評論是必須的,但是過多的負面評論將會打擊士氣,令人沮喪。正面的評論也很重要,但太多的讚美也會讓人覺得不夠真誠。



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