書摘：麥肯錫寫作技術與邏輯思考 3

第3章 你的思想，如何以精采文書表現？

3.1 金字塔結構：邏輯思考的核心技巧

提案書也好，委託書也好，一開始就應該先畫好設計圖，接著才製作文書，比較有效率；「急就章」，是沒有效率的做法，重新修改一份粗糙的文書，反而需要花費更多的力氣。最有效的文書設計圖，就是金字塔結構。

金字塔結構---一件事情要想到三層

金字塔結構，就是依照層級來配置主題或訊息的圖表。在訊息金字塔的構圖中，把最想傳達的訊息放在最上層，這則訊息稱為「主要訊息」。主要訊息之下，緊接著的是「關鍵訊息」。從關鍵訊息再往下一層，則是「次要訊息」。理論上，金字塔結構可以一路擴展下去，不過通常想到三層就夠用了。在團隊作業中為了避免誤會，一定要先確認是否在講同一層級的訊息。

以提案書為例，最終的提案訊息，就是放在最上層的主要訊息，提案中的背景、優點、風險、實施的體制等就是關鍵訊息。簡言之，你的主張就是主要訊息，你的根據就是關鍵訊息。

 金字塔分兩種：並列型和直列型

並列型的結構，就是下位訊息各自獨立，並且支撐上位訊息。上下位訊息的縱向關係較強，而下位訊息之間的橫向關係較弱。（帶有歸納性質，例如：實證論證法、摘要法）

直列型的特徵在於，下位訊息之間的橫向關係較強，下位訊息之間有強烈的序列關係。（透過演繹來解說的類型，包括：因果論證法、評價論證法、行動原理論證法）

用金字塔結構來表達的好處

1. 見樹又見林：整體的邏輯構成可以有視覺上的俯瞰效果。必要的時候，也可以立即確認細節。 
2. 易於檢視：可以列出每個層級的訊息，並且比較彼此之間是否具有統合性。

3.2 訊息的設計：我要表現什麼？用哪種表現技巧？

製作訊息。模式：由下而上、由上而下

由下而上法，就是由金字塔底部的次要層級開始，依序往上為關鍵層級，一直到最後的主要層級。就是將位於下位的訊息群往上精煉，成為上位的訊息。

先給主題命名，再將訊息分組：儘可能想出許多次要訊息，並條列出來，再依照關鍵主題的類別分到各群組。接著，再精煉出各類關鍵主題的訊息。最後，再整理關鍵訊息群，引導出一個主要訊息。簡言之，搜集個別訊息之後，再依主題分配給各群組。

 從下位的訊息群引導出望上位訊息的手法有兩種：

1. 結論法： 就是解釋下位訊息群中尚未被凸顯出來的尚未訊息，並將其萃取出來的作業過程。重點在於，以下位訊息群做為根據，做進一步的解釋。若推論的準確率不高，便無法稱作結論，只不過是跳躍式的訊息罷了。沒有跳躍感，進一步做出高準確率的推論，就是適當的結論。結論是一種歸結訊息，所使用的連接詞為「因此」。
2. 摘要法：把複數的具體訊息整理出一個抽象性的上位訊息，即是摘要法。抽象化就是將事物模型化的作業，即使刪除了細節，仍能表現出其本質。摘要法不僅大幅減少字數，更能明瞭地傳遞訊息的本質。

抽象化，化繁為簡的技巧，是腦力工作者必備的思考技術

適度的抽象表現以及讓人浮現印象的具體表現，是相輔相成的。先藉由適當的抽象表現，表現出想要傳達事物的本質，接著再用腦中浮現的影像等具體表現，來支持這些本質，如此一來，就很容易清楚地傳遞訊息。但必須注意的是，不要在過度的具象與過度的抽象之間搖擺不定。
「抽象化」是以概念上的廣度來精煉出事物的本質。光是抽取出部分的構成因素，並不算是抽象化。成功的抽象化思考，必須把具象包含在抽象裡。

例如：學校-->教育設施-->設施-->建築物-->建造物-->人造物

將具象的事物抽象化之際，必須選出自己想傳達的本質，這項作業並不容易。而在抽象往具體化過程中，想傳遞的本質已經表現出來，只要找出可以表現這個本質的具體例子即可，相對較為容易。

由上而下法，由金字塔的頂點開始，往底邊下降的思考過程，也就是從主要訊息開始，將訊息加以分解。其訊息的設計方法也有兩種：理由法和詳述法。

1. 理由法：把下位訊息定位為上位訊息的理由。
2. 詳述法：跟摘要法相反，也就是必須詳細說明。摘要法的核心是抽象化，詳述法的核心則是具象化。形同告訴人家如何做，也就是具體步驟。

事實上，我們也可以運用由上而下法，來驗證由下而上法所引導出的主要訊息。換句話說，由下而上精煉出來的訊息，把它當成假設來看待；而由上而下的訊息設計過程，就是驗證這個架設的作業。實際上設計訊息時，最好是兩者同時進行。

3.3 主題金字塔，解析的利器

如果將配置訊息的金字塔結構稱為「內容」金字塔結構，那麼配置主題的金字塔結構，就可以訂位成「容器」金字塔結構。把主題金字塔橫倒著放，就成為常用於各種分析工作的邏輯樹。

每一層的主題都具體，邏輯就清楚

我們必須假定，在主要主題之上已經沒有主題，這樣才能聚焦。金字塔結構的上下關係有抽象關係（上層比下層抽象）、構成要素關係、函數關係，所有金字塔結構的共通概念為上層範圍較廣，下層範圍較窄。

好的商業文書，最好同時有主題和訊息

用金字塔結構來呈現文章報告時，最終追求的形式，最好同時包含主題和訊息(句子)，別光給主題而沒有訊息。

報告主題只能有一個（最多兩個）

如果主要主題不只一個，訊息就比較難以傳達給對方，所以再怎樣多也不要超過兩個。而下一層的關鍵主題最好是三個，上限七個。（若是書籍的章數，十三應該已經是上限）

3.4 MECE的技巧，意義在於「思慮周延」

MECE的全稱是「Mutually Exclusive Collectively Exhaustive」，直譯之意為「相互排他性、集合網羅性」，也有人翻譯成「不重複、不遺漏」。「不重複」是為了讓人容易理解，「不遺漏」是為了更有說服力。

想不出自己的MECE架構，就先用現成的。例如：「五力分析」用來擬定競爭策略，是分析及理解產業時必備的分析工具。而思考企業策略時，「3C」企業本身(Company)、競爭者(Competitors)、顧客或市場(Customer)架構便常被引用；有些產業為限制性業種，會多加一個C (當局Controller)，若「通路」(Channel)是重要因素，這樣就變成5C了。

些微重覆無妨，切勿遺漏。設定「其他」為主題，可預防遺漏出錯。值得注意的是，創見通常躲在「其他」類當中。

文書不是燒肉，霜降是大忌

霜降牛肉有40%的脂肪，散佈在瘦肉當中。在文書上，「霜降」是指各種不同的主題散落各處。一份好的文書，應該是主題清楚明確。肉就是肉，脂肪就是脂肪，骨頭就是骨頭。

先構思好主題的金字塔，訊息就容易設計

事先準備好「不遺漏、不重複」的分析架構，有助於訊息金字塔的製作，但現成的分析架構，通常很難剛好可以一一套用。因此，必須在時間允許範圍內，持續地自問自答：「我這樣做是否達到不遺漏、不重複。」

高杉尚孝(2011)。麥肯錫寫作技術與邏輯思考。大是文化。鄭舜瓏譯。p119~183。