書摘：麥肯錫寫作技術與邏輯思考 6

金字塔結構，如何轉成報告和簡報

用金字塔結構當設計圖

• 有說服力的故事，要先想好架構
• 先寫出「主題」金字塔
• 包括：提示問題(SCQ)、主要主題、關鍵主題(O)、結論(R)，參考圖表6-1。
• 再填入「訊息」，建成上半金字塔
• 加上幾十個字的簡短訊息，也就是標題訊息，參考圖表6-2。
• 建成完整版金字塔
• 主題下加主要摘要，標題下加上次要訊息，參考圖表6-3。

圖表6-1 「桃太郎」的主題金字塔

圖表6-2 「桃太郎」的訊息金字塔

圖表6-3 「桃太郎」完整版金字塔結構

金字塔如何寫成「報告」

一般來說，一張A4的紙張上，最適合放上五個分段左右(一組SCQ、三個O及一個R)。如果只放三個分段，那麼每一段的內容會過長；而當超過七個分段，就會產生破碎零散的感覺。每個分段之間一定要空出一行，可以減輕接受者的負擔。如圖表6-4加進了主要摘要，整份報告由六個分段所構成。

圖表6-4 「桃太郎」報告型格式範例

簡報，怎樣用金字塔結構呈現？

• 每一頁都只放三個要素，標題訊息、主題、支持訊息，參考圖表6-5。
• 頁面的頂端放「標題」，最多不要超過兩行，字體不要過大。
• 每一頁都設定一個主題，就像訊息的「容器」，為整個頁面做出定義，表示在這一頁中你想說明什麼。有時主題就相當於標題。
• 整份簡報第〇頁封面，標出主要主題，有時下面會加上副標。如有必要，會放入簡報的日期、製作者和發表者的姓名，發表會場的名稱和地點。（圖表6-6）
• 摘要頁面，一開始就「一口氣」先講完。如果一開始就能讓對方理解，包含結論的整體故事發展，對發表者較為有利。(圖表6-7)
• 關鍵訊息頁面，條列整個內容。將主要標題之下的主要訊息挪上來，當成本頁標題（圖表6-8）。
• 而標題下的支持訊息則寫上關鍵訊息。而這個頁面的主題就是簡報的主要主題，而支持訊息的內容幾乎與前一頁的摘要頁面相同(只是摘要頁是敘述式，而這一頁則是條列式)。
• 一開始就重覆，好處多多。換個描述方式(條列式)讓接受者有機會再度理解整體的內容。
• 要用類似「那麼，關於今天的發表，我將分成下面幾個重點向各位報告」。千萬不要說：「現在我再跟各位重覆一次摘要的部分。」聽眾最討厭聽到「重覆」兩個字(雖然必須重覆他們才可能記得住)。
• 接下來，要用次要訊息來支持關鍵訊息。(圖表6-9)
• 標題用關鍵訊息，主題用關鍵主題，而支持訊息則用次要訊息。
• 最後以摘要頁面收尾。
• 將前述的內容做個歸納，就如同圖表6-10。最後，再拿出開頭用過的摘要頁面，效果會很好。
• 這時候，也請不要用「再跟大家重覆一次」這樣的說法，而是要用「我在這裡，幫大家整理一下今天簡報的內容」的表現。
• 簡報設計的整體流程
• 首先將想傳達的事物提前擺在前頭
• 深入描述內容
• 最後再次確認想傳達的事物

圖表6-5 簡報頁面的基本設計

圖表6-6 封面的設計

圖表6-7 摘要頁面的設計

圖表6-8 關鍵頁面的設計

圖表6-9 次要頁面的設計

圖表6-10 簡報資料概念圖

高杉尚孝(2011)。麥肯錫寫作技術與邏輯思考。大是文化。鄭舜瓏譯。p271~293。